Pierwsze kroki

Powodem blokady konta mogą być nieuregulowane płatności. Aby zweryfikować tą informację skontaktuj się ze swoim opiekunem.

Pamiętaj, że cały czas masz dostęp do wszystkich funkcjonalności MOTO Flota Managera.

Dbamy o Twoje bezpieczeństwo w sieci. System cyklicznie przypomina o konieczności zmiany hasła.

Aby zalogować się do konta flotowego musisz wpisać swój login oraz hasło.

Login musi składać się z minimum 8 znaków, oraz zawierać co najmniej jedną dużą literę oraz cyfrę.

Hasło musi składać się z minimum 8 znaków, dużej litery, cyfry oraz znaku specjalnego.

Jeżeli nie pamiętasz hasła, kliknij w link „zapomniałeś hasła?” który znajduje się poniżej formatki do logowania. Automatycznie zostaniesz poproszony o podanie loginu, a po jego wpisaniu, otrzymasz jednorazowe hasło na swoją skrzynkę mailową.

Jeżeli nie pamiętasz loginu, skontaktuj się ze swoim opiekunem handlowym

Aby zmienić hasło, należy kliknąć w ikonę ustawień znajdującą się w górnym prawym rogu głównego ekranu MOTO Flota Managera.

A następnie wybrać opcję „zmiana hasła”

Po zalogowaniu się do swojego konta zobaczysz pulpit. Tutaj znajduje się menu główne.

To także miejsce w którym znajdziesz wszystkie potrzebne informacje w bardzo przystępnej formie wykresów. To z nich na pierwszy rzut oka możesz odczytać ilość i strukturę bieżących zleceń, liczbę pojazdów w których zbliżają się przeglądy, czy też ilość zleceń oczekujących na akceptację.

Najważniejszą częścią pulpitu jest info box, to za jego pośrednictwem możesz przejść do poszczególnych zakładek, które wyróżniliśmy w panelu głównym tak abyś miał wgląd do najważniejszych zakładek takich jak:

• pojazdy ze zbliżającymi się przeglądami
• lista pojazdów w których kończą się polisy
• zlecenia oczekujące na akceptację
• lista bieżących zleceń

Zwróć uwagę, że z tego poziomu, możesz jednym kliknięciem przenieść się do docelowych zakładek, bez tracenia czasu na szukanie ich w menu głównym.

Wszystkie pola na pulpicie są aktywne. Możesz na nie kliknąć, a one przekierują Cię bezpośrednio do wybranej zakładki.

W górnym prawym rogu, znajduje się ikona opcji. Klikając w nią przejdziesz do menu, w którym możesz zmienić język lub hasło.

Obok znajduje się ikona służąca do konfiguracji widoku panelu. W ten prosty sposób możesz spersonalizować wygląd pulpitu, włączyć/ wyłączyć widok poszczególnych widgetów, oraz zmienić ich kolejność wyświetlania.

Aby stworzyć nowe zgłoszenie, kliknij zgłoszenie z głównego menu. Następnie wypełnij po kolei wszystkie pola zaczynając od wpisania numeru rejestracyjnego. W momencie wpisania pierwszych znaków, wyświetli się lista pojazdów. W zależności od jej długości, możesz wybrać pojazd z listy, lub dokończyć wpisywanie pełnego numeru, wtedy zostanie na liście tylko pojazd, na którym chcesz stworzyć zgłoszenie. Kliknij w wyświetlony   i wybrany przez Ciebie pojazd.

Jeżeli pojazd był już przez nas serwisowany, będziesz miał zapisaną historię zleceń. Z tego poziomu jesteś w stanie odczytać szczegóły poszczególnego zlecenia zaczynając od jego statusu, a kończąc na kosztorysie.

Jeżeli w pojeździe wymienialiśmy już opony, po prawej stronie pojawi się również historia serwisowa opon. A w niej ich status, czyli miejsce gdzie się aktualnie znajduje poszczególna opona, ponadto znajdziesz tu dodatkowe cenne informacje tj. sezon, marka, model oraz rozmiar opon. Szczególną uwagę należy zwrócić także na wysokość bieżnika, która jest również widoczna. Jest to jeden z ważniejszych parametrów, określający stan i przydatność opony do użycia.

Aby kontynuować tworzenie zlecenia, uzupełnij rzeczywisty przebieg pojazdu. Następnie wpisz numer kontaktowy do kierowcy, a na końcu w polu opis zlecenia, napisz na jaką usługę chcesz umówić pojazd do serwisu.

Aby zlecenie znalazło się w systemie i trafiło do dedykowanego konsultanta, potwierdź wszystkie dane klikając na przycisk zapisz.

Aby stworzyć nową reklamację, kliknij reklamacje z głównego menu, a następnie wybierz nowa reklamacja.

Uzupełnij pole numerem zlecenia którego dotyczy, a następnie kliknij zapisz.

Wybierając zlecenia z menu głównego, przejdziesz do listy z wszystkimi zleceniami. W tym miejscu zawarte są informacje na temat każdego zlecenia, które było  historycznie przez nas realizowane.

Możesz w dowolny sposób wyfiltrować/lub grupować  zlecenia, na przykład używając ich statusu. W tym celu kliknij na pole status zlecenia, a następnie wybierz z listy interesującą Cię opcję z pośród do akceptacji, przyjęcie, realizacja, w serwisie, zrealizowane, do weryfikacji, zweryfikowane, zamknięte, poczekalnia, anulowane.

Aby lista zawęziła się odpowiednio do naszego wyboru, musimy potwierdzić wybór kliknięciem na przycisku wyświetl. W tym momencie została wyświetlona lista zleceń tylko o wybranym statusie. Można ją odpowiednio posortować, oraz zmienić kolejność wyświetlania. Wybieramy więc sortowanie według numeru rejestracyjnego, kolejność wyświetlania określamy jako malejąco, a na końcu klikamy wyświetl. W ten sposób otrzymasz kształt listy, która Cię interesuje. Całość możesz wyeksportować  do pliku xls lub csv.

Zwróć uwagę, że na wyświetlonej liście widać hiperłącza. Są to nr. Zlecenia oraz nr. Rejestracyjny pojazdu. Klikając w nr. zlecenia, przejdziesz w jego szczegóły. Możesz odczytać kto stworzył zgłoszenie, opis zlecenia, jaki dedykowany konsultant został przydzielony do obsługi twojego pojazdu. Ponadto;   datę przyjęcia i wydania pojazdu oraz to co jest szczególnie ważne czyli kosztorys zlecenia.

Jeżeli chcesz podejrzeć swoje faktury, kliknij w faktury w menu głównym. Na ekranie zostanie wyświetlona aktualna lista wszystkich fv. Możesz ją wyfiltrować wg. Statusu płatności: wszystkie, przeterminowane, niezapłacone, zapłacone lub posortować po dacie wystawienia, numerze faktury, nabywcy, kwocie, terminie zapłaty. Jak w każdej zakładce, możesz również ustalić ilość pozycji do wyświetlenia. Pamiętaj, że każde zmiany należy potwierdzić klikając na przycisk wyświetl!

Jeżeli ułożyłeś już listę faktur pod siebie, sprawdźmy jakie informacje masz przed sobą:
Pierwsza to nr faktury, jeżeli chcesz wejść w szczegóły, kliknij w ten numer. Informacje które się wyświetlą to między innymi dane sprzedawcy i nabywcy usługi, termin wystawienia, sprzedaży oraz płatności. Kwota na którą opiewa dokument, a także poszczególne pozycje na fv oraz dane zlecenia, których one dotyczą razem z informacją o pojeździe na którym dana usługa była wykonana. Dużym udogodnieniem jest możliwość pobrania załącznika, w którym zawarte są szczegółowe pozycje kosztorysu z wyszczególnieniem pozycji części oraz pozycji roboczoczasów, Ponadto bardzo przydatną funkcją jest eksport faktury do pliku, który jest obsługiwany przez takie programy jak Softra, PasCom, Rokos, Carmen lub po prostu liku xls obsługiwanego przez exel, oraz PDF.

Przechodzimy do analitycznej strony MOTO Flota Managera czyli raportów. To na ich podstawie będziesz w stanie audytować stan floty, w rozbiciu o precyzyjnie wyfiltrowane dane.

Jeżeli chcesz wiedzieć w  które samochody w najbliższym czasie będą wymagały przeglądu mechanicznego (wg interwału przebiegowego lub czasowego), zaznacz w miejscu zbliżające się przeglądy, a następnie kliknij wyświetl raport. edytowaną  listę, możesz posortować wg daty następnego przeglądu, limitu kilometrów następnego przeglądu, dacie ważności dowodu rejestracyjnego, nr. rejestracyjnym, modelu, stanie licznika i strukturze, następnie kliknij wyświetl. Kolejny przegląd określamy dwiema wartościami. Ustaloną wcześniej wartością przebiegu liczoną od odczytu stanu licznika przy ostatnim przeglądzie, oraz interwałem czasowym, liczonym od daty ostatniego przeglądu.

Raport oczywiście możesz wyeksportować do  pliku xls i csv.

Kolejnym raportem są kończące się polisy. To  szczegółowa lista pojazdów dla których polisy ubezpieczeniowe OC lub AC kończą w trakcie kolejnych 30 dni swój okres ubezpieczenia.

Raport pokazuje dokładną datę wygaśnięcia polisy OC i AC.

Dane również możesz posortować wg swoich preferencji do wyboru masz dacie ważności polisy OC i AC, numerze rejestracyjnym, modelu, stanie licznika, strukturze. Raport oczywiście możesz wyeksportować jako plik xls i csv.

Historia zleceń jest jedną z kluczowych  danych analitycznych Twojej pracy . Kliknij w ten raport a otrzymasz informacje w postaci Listy wszystkich zleceń serwisowych w danym okresie czasu z podstawowymi informacjami o pojeździe, warsztacie oraz kosztach zrealizowanych usług i użytych części.

Możesz wybrać zakres czasowy, który Cię interesuje, jak również posortować raport wg. nr. zlecenia, nr. rejestracyjnego, modelu, struktury, warsztatu, statusu.

Z raportu możesz bezpośrednio przejść w szczegóły zlecenia lub pojazdu, klikając odpowiednio na numer zlecenia lub numer rejestracyjny.

Zwróć uwagę, że bezpośrednio pod tabelą wyświetlone są zsumowane wartości jednostkowe w rozbiciu na części, usługę, oraz sumę całkowitą. Wartości podawane są w kwocie PLN netto.

Raport możesz dowolnie personalizować, a interesujące Cię informacje wyeksportować do pliku xls i csv.

Jeżeli chcesz wyświetlić listę kierowców kliknij z osoby z menu głównego, a następnie wybierz listę osób. W tym miejscu uzyskasz informację o każdej osobie w firmie, która jest lub była dodana jako kierowca. Masz dostęp do danych takich jak: imię i nazwisko, numer telefonu komórkowego, adres mail, oraz pojazdu który jest aktualnie przypisany do konkretnego kierowcy. Dane każdego z kierowców możesz edytować w każdej chwili, wystarczy że klikniesz w opcję edytuj, która znajduje się w ostatniej kolumnie tabeli. Możesz zmienić lub uzupełnić wszystkie dane, oraz aktywować lub dezaktywować uprawnienia do prowadzenia pojazdu w systemie.  Aby dodać nowego użytkownika wystarczy, że klikniesz na przycisk dodaj, a następnie uzupełnisz wszystkie pola z danymi zatwierdzając zmiany przyciskiem OK. Masz też możliwość bezpośredniego przejścia z listy użytkowników do szczegółów poszczególnego pojazdu, który został przypisany do konkretnego użytkownika. Wystarczy, że klikniesz w numer rejestracyjny.

Tabelę możesz dowolnie personalizować, wybierając status użytkownika pomiędzy aktywnym, nieaktywnym lub wszystkie. Dodatkowo możesz posortować wg opcji (podać opcje). Możesz również zmienić ilość informacji wyświetlanych na stronie. Jak już dokonasz odpowiednich wyborów, zatwierdź je wszystkie przyciskiem wyświetl. Świetnie, właśnie stworzyłeś swój widok listy. Możesz go teraz wyeksportować do pliku xls lub csv.

Aby nadać użytkownikowi możliwość zgłaszania potrzeby serwisowej bez konieczności angażowania w ten proces Twojej osoby, możesz nadać mu uprawnienia do korzystania z aplikacji mobilnej ProfiAuto. W tym celu, kliknij raz jeszcze na osoby, a następnie wybierz użytkownicy mobilni.

W Wyświetlonej liście użytkowników zaznacz pole w pierwszej kolumnie przy nazwisku użytkownika, któremu chcesz nadać dostęp do aplikacji mobilnej, a następnie kliknij na pole przyznaj dostęp. W tym samym momencie, w ostatniej kolumnie tabeli, pojawi znaczek X. To oznacza, że użytkownik ma przyznany dostęp do aplikacji. System wyśle na przypisany numer komórkowy wiadomość sms, która zawiera login oraz hasło do logowania. Wystarczy teraz, że użytkownik pobierze bezpłatną aplikację ProfiAuto i zainstaluje ją na swoim smartfonie lub tablecie. Od tej pory Ty zyskasz więcej czasu i spokoju, ponieważ nie będziesz musiał każdorazowo tworzyć zgłoszeń serwisowych. Zawęzisz w ten sposób zakres swoich obowiązków do  najważniejszych zadań akceptacji kosztorysów i możliwości okresowego raportowanie swojej pracy

Kliknij na pojazdy z menu głównego. W tym miejscu znajduje się lista wszystkich pojazdów flotowych, które są obsługiwane przez MOTO Flotę. W tabeli znajdują się informacje o numerze rejestracyjnym, marce, modelu pojazdu, numerze VIN, aktualnym stanie licznika oraz dacie ostatniego odczytu przebiegu, a także przypisany do konkretnego pojazdu kierowca.

Układ tabeli możesz zmienić, sortując dane według swoich preferencji. Możesz też zmienić ilość wyświetlonych pojazdów na stronie, oraz wyeksportować te dane w wygodnym formacie xls lub csv.

Możesz skorzystać z wyszukiwarki pojazdów, w tym celu wpisz numer rejestracyjnego samochodu, który chcesz znaleźć.

Jeżeli chcesz dodać kolejny pojazd, kliknij na przycisk dodaj. Otworzy się karta pojazdu. Uzupełnij wszystkie wymagane pola, oraz określ jakie alerty mają zostać włączone. Aby zatwierdzić dodanie pojazdu, kliknij zapisz. Właśnie dodałeś nowy samochód. Brawo!

Teraz możesz przypisać do niego kierowcę. W ostatniej kolumnie tabeli znajduje się symbol łańcucha. Kliknij w niego - w wierszu tabeli danego pojazdu do którego chcesz przypisać kierowcę. Następnie kliknij, przypisz kierowcę, a z wyświetlonego okna wybierz dane kierowcy którego chcesz dodać Aby potwierdzić wybór kliknij OK.

Aktualny odczyt stanu licznika jest niezwykle istotny, ponieważ to na jego podstawie jesteś w stanie określić kiedy dany pojazd zbliża się do terminowego przeglądu lub wymiany oleju. Jeżeli wcześniej w szczegółach pojazdu zaznaczyłeś alert o aktualizacji przebiegu, co poniedziałek użytkownik danego pojazdu będzie otrzymywał od MOTO Floty  sms z prośbą o podanie  aktualnego stanem licznika. Jeżeli jednak nie chcesz aby użytkownicy sami podawali odczyt regularnie, musisz to robić samemu. W tym celu kliknij na liczniki z menu głównego. Podaj numer rejestracyjny pojazdu, a następnie uzupełnij jego przebieg. Aby potwierdzić, kliknij zapisz.

Aktualizować  stan licznika możesz również wykonywać manualnie, wpisując każdy pojazd z osobna, lub o wiele wygodniej i szybciej za pomocą importu odpowiednio wcześniej przygotowanego pliku z exela. Wzór takiego kliku znajdziesz klikając w przykładowa zwartość pliku. Po zaimportowaniu danych kliknij oczywiście na zapisz.